Допомога по Теле2, тарифи, питання

Інструкція

Загальні правила внесення записи до трудової книжки такі: Запис виробляється державною мовою РФ, тобто. російською. У тому випадку, якщо підприємство знаходиться на території однієї з республік, що має свою державну мову, допускається робити записи двома мовами (російською та національною).
Для написання необхідно використовувати пір'яну, гелеву або кулькову ручку з чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору, стійким до світла та води.
Вносити зміни закреслюванням дозволяється лише на сторінці «Довідка про працівника». При освіті або кваліфікації стара запис закреслюється однією рисою, записується нова. Посилання на документ (підстава змін) робиться на внутрішній стороні обкладинки, засвідчується підписом відповідальної особи та печаткою. В інших розділах трудової книжки закреслення помилкових записів заборонено.
При внесенні записів не можна використовувати скорочення слів, всі слова пишуться повністю (не ін., а наказ; не ТК, а Трудовий тощо).
Необхідно дотримуватися наскрізної нумерації записів по розділах арабськими цифрами.

Особливості заповнення трудової книжки за розділами.
Розділ «Дані про працівника» заповнюється шляхом прямих відповідей. Усі основні дані беруться із пред'явленого документа (паспорта).
Дата народження, як і дата заповнення, пишеться повністю (наприклад, 20 липня 2010); підпис працівника, який заповнив трудову книжку, має бути перебірливим (краще просто написати своє прізвище).
Рядок «Освіта» заповнюється на підставі документа про освіту. Воно може бути:
"основне загальне", "середнє" ();
"Початкове професійне" ();
«Середнє професійне» ( , технікум);
«Неповна вища» (не менше 3-х курсів навчання)
«Вище» (ВНЗ) та ін.
Рядок «Професія, спеціальність» заповнюється лише тоді, коли є документ, що підтверджує отриману спеціальність. Наприклад, пишеться «верстатник широкого профілю» на підставі свідоцтва про закінчення навчального закладу, або «інженер – механік» на підставі диплома про вищій освіті.

Розділ «Відомості про роботу» починається із заповнення повного (і короткого, якщо є) найменування організації. Найменування повинне повністю відповідати установчим документам. У наступному рядку робиться запис про прийняття на роботу. Ставиться порядковий номер, дата арабськими цифрами у форматі дд.мм.гггг, запис про прийом та підставу (наказ, розпорядження). Текст запису повинен містити повну інформацію: яку посаду приймається працівник, присвоєний рівень кваліфікації і, за необхідності, якого підрозділ приймається працівник. Надалі всі зміни трудової діяльності працівника записуються в трудову книжку. Це і переведення його на іншу роботу або в інший підрозділ (особливо тоді, коли воно розташоване в іншій місцевості), підвищення розряду, перейменування посади та ін. . Текст запису повинен відповідати цьому документу.
Якщо в записі припущено помилку, вона не закреслюється, не стирається, а скасовується наступною. Ставиться ще один порядковий номер, дата, текст. Приклад його содержания.При звільненні працівника необхідно обов'язково вказати посилання статтю, пункт, абзац ТК РФ («звільнений за пунктом __ статті___ Трудового кодексу Російської Федерації») та вказати причину. По завершенню ознайомте працівника з усіма записами під розпис (в останньому рядку робиться запис «ознайомлений», підпис і розшифровка підпису працівника).

Ведення трудової книжки співробітника є важливою вимогою кожного роботодавця незалежно від форми своєї діяльності. Трудовий кодекс Росії чітко позначає основні умови правильного заповнення трудових книжок, проте деякі кадровики, незважаючи на свій досвід, не завжди знають, як зробити необхідний запис у розділі з відомостями про роботу. Щоб цей документ був заповнений відповідно до всіх встановленими закономвимогами, працівник кадрового відділу зобов'язаний знати, як правильно зробити запис у трудовій книжціпро прийом на роботу тимчасово та інші важливі позначки.

Основні вимоги до оформлення та ведення трудових книжок

Трудове законодавство РФ вимагає, щоб усі записи у трудових книжках громадян були внесені з дотриманням основних правил.

1. Підставою для занесення будь-якого запису є наказ, виданий керівництвом підприємства пізніше п'ятиденного терміну після прийняття працювати здобувача. Єдиним винятком із правил є наказ про звільнення співробітника, оскільки відмітка про це має бути зроблена у день його видання.
2. Усі відомості у трудовій книжці мають збігатися з у наказі.
3. Дати, що вказуються у всіх розділах трудової книжки, записуються лише арабськими числами. День та місяць двома цифрами, рік – чотирма.
4. Робити скорочення під час заповнення титульної сторінки та інших розділів документа заборонено.
5. Вся інформація має бути заповнена державною мовою Росії, будь то запис у трудову книжку про тимчасовий прийом на роботу або будь-яка інша позначка. Винятком із правил стає ведення трудової книжки на одній із республік, які у складі Росії. У цьому випадку трудова книжка може бути заповнена двома мовами – російською та мовою, яка встановлена ​​на території республіки як державна. Однак у Трудовому кодексі немає вказівок на те, як повинні вноситись записи іншою мовою. Тому прийнято робити другі записи мовою республіки, оформляючи їх аналогічно попередньої позначки російською.
6. Роботодавець повинен особисто ознайомити підлеглого з кожним новим записом та отримати його підтверджуючий підпис у особистій картці, в якій дублюється запис із трудової книжки.

Що наголошується у розділі з відомостями про роботу?

У розділі з інформацією про роботу зазначається:

• прийом на посаду на підприємстві)
• переклад на інше місце роботи)
• звільнення співробітника із зазначенням причин)
• прийом працювати за умови сумісництва.

Крім цього, кадровик на вимогу працівника повинен зробити запис у трудовій книжці при прийомі на роботу тимчасово, якщо останній обіймає посаду на підприємстві на непостійній основі. Уся інформація про трудову діяльність працівника заповнюється у відділі кадрів за місцем його роботи на підставі розпорядження керівництва організації.

Наслідки неправильного заповнення трудової книжки

Будь-який документ не повинен містити неточностей, і це не оминуло трудові книжки. В основному роботодавці вважають, що недбалість при веденні цього документа чревата неприємностями тільки для підлеглого, і не особливо звертають увагу на допущені помилки при внесенні записів. Проте це зовсім так.

Для співробітника помилки у трудовій книжці зводяться до двох проблем:

• неможливість вчасно приступити до роботи в новій організації, оскільки кадровик вимагатиме вирушити до колишнього роботодавця з метою виправлення неточностей)
• проблеми при оформленні пенсійної допомоги (Пенсійний фонд має право відмовити у нарахуванні пенсії за трудовим стажем через неправильно оформлену трудову книжку, визнавши її недійсною).

Незалежно від того, яка відмітка зроблена з помилкою, чи це запис у трудову книжку про прийом на роботу тимчасово або про сумісництво, кадровик підприємства, який припустився такої похибки, зобов'язаний її виправити. Якщо вчасно не звернутися з вимогою виправлення, при відмові Пенсійного фондусвоє право на пенсію доведеться відстоювати у суді, що займе достатньо часу.

У свою чергу, за неуважність роботодавець зазнає матеріальних збитків:

• адміністративний штраф - від 30 до 50 тис. рублів)
• призупинення діяльності підприємства терміном до трьох місяців (90 днів))
• відшкодування матеріальних збитків працівникові за неможливість своєчасно розпочати роботу на новому місці.

Робота тимчасово

Ситуації, коли необхідно залучити до роботи співробітника за умови тимчасового заміщення, можуть бути найрізноманітнішими. До таких ситуацій можна віднести:

• поїздка підлеглого у тривале відрядження)
• навчання працівника з відривом від роботи)
• відпустка)
• хвороба та інше.

Трудовий кодекс РФ пояснює, як правильно внести запис у трудову книжку про прийом на роботу тимчасово, і пропонує роботодавцям багато варіантів заміщення відсутнього співробітника:

• тимчасове переведення іншого працівника на посаду відсутнього,
• переміщення,
• прийом на роботу за сумісництвом,
• укладання термінового чи цивільно-правового договору.

Запис у трудовій книжці про тимчасовому прийомі працювати не є обов'язковим і за бажанням працюючого виробляється у кадровому відділі підприємства, де тимчасовий співробітник розпочав трудової діяльності.

Запис про прийом на тимчасових умовах

Після підписання цивільного правового або термінового договору про співпрацю між роботодавцем та тимчасовим працівником факт угоди відображається кадровим працівником у трудовій книжці. Ця процедура переважно проводиться протягом п'яти днів з моменту підписання договору.

Щоб зробити запис про тимчасове працевлаштування, необхідно виконати п'ять поетапних дій.

1. До тексту запису про тимчасове працевлаштування потрібно написати від руки найменування організації або поставити штамп (друк) підприємства.
2. Далі у першій графі розділу зі відомостями про роботу ставиться порядковий номер (нижче за назву підприємства).
3. У другій графі зазначається дата внесення позначки (арабськими цифрами у форматі дд.мм.гггг). Дата повинна відповідати дню прийому на роботу, зазначеному у трудовій угоді.
4. У третій графі пишеться таке: «Прийнятий(а) на роботу в підрозділ на посаду (або за фахом) тимчасово до виходу відсутнього співробітника з відпустки». Запис має бути зроблено без скорочень.
5. Після того, як було зроблено правильний запис у трудовій книжці при прийомі тимчасово, у четвертій графі наголошується на розпорядженні керівництва, яке є підставою для її внесення. Усі відомості засвідчуються печаткою підприємства.

Виправлення помилки у записі про прийом на тимчасову роботу

Виправити помилку під час запису про працевлаштування на тимчасових умовах можна декількома способами. Один із них має на увазі звернення до нинішнього (колишнього) роботодавця з відповідним проханням про внесення змін до трудової книжки. Виправлення запису слід виконувати у такому порядку:

• після неправильного запису ставиться наступний порядковий номер і вноситься інформація про те, що «Запис №ХХ визнано недійсним»)
• нижче робиться наступна порядкова нумерація та записується правильний запис про прийом на роботу на тимчасових умовах.

У такому ж порядку проводиться виправлення інших позначок про прийом/переведення/звільнення працівника шляхом визнання помилкових даних недійсними.

Проте трапляється так, що роботодавець не завжди визнає свої помилки та відмовляється їх виправляти, незважаючи на те, що Трудовий кодекс чітко позначає, як правильно зробити запис у трудовій книжці під час приймання на тимчасову роботу. Ще одним рішенням усунення помилок у трудовій книжці є звернення до суду. І тут власник документа зобов'язаний подати позов, вказавши причину конфліктної ситуації з роботодавцем. Якщо працівник має рацію, наймача примусово змушують виправити помилки і в деяких випадках можуть притягнути до адміністративної відповідальності за недотримання правил заповнення та зберігання трудових книжок, зазначених у Трудовому кодексі.

Оформлення тимчасового працівника на постійну роботу

Укладання тимчасового договору між здобувачем та наймачем – поширене явище. Проте, деякі роботодавці стають зацікавленими в тому, щоб такий співробітник залишився працювати в організації на постійних умовах. Причин тому може бути багато, наприклад, керівнику сподобався відповідальний та працьовитий працівник і він не хоче з ним розлучатися.

Безперечно, можна укласти ще один тимчасовий договір, але для цього доведеться робити аналогічний запис про тимчасовий прийом, і тим самим у власника трудової книжки буде документ, заповнений однаковими записами. Тому оптимальним рішенням стає переведення співробітника з умов на постійну роботу. Зробити це можна лише за взаємним бажанням роботодавця та працівника двома способами.

Переведення з тимчасової на постійну роботу шляхом звільнення

Найпоширенішим рішенням переведення тимчасового працівника на постійну роботу стає його звільнення та прийом на посаду наново. Для цього наймач і підлеглий повинні розірвати цивільно-правову угоду за взаємною згодою, у трудовій книжці співробітника робиться запис про те, що він звільняється за власним бажанням.

Після того, як працівника було звільнено, між ним та роботодавцем підписується новий трудовий договір про співпрацю на постійних умовах. Факт прийому працювати вказується у трудовій книжці відповідно до правил ТК ​​Росії.

Переведення з тимчасової роботи на основну шляхом зміни умов праці

Будь-який кадровий співробітник, крім того, як зробити запис у трудовій книжці про прийом на роботу тимчасово, повинен знати процедуру зміни умов трудової угоди. Це потрібно у тих випадках, коли керівництво підприємства не стало розривати з підлеглим тимчасовий договір про співпрацю у вигляді його звільнення, а вирішило зробити переведення підлеглого на основну роботу шляхом зміни умов цієї угоди.

Щоб перевести працівника без звільнення, потрібно отримати від нього заяву, складену на ім'я керівника організації, в якій зазначено прохання про переведення на постійне робоче місце. Крім цього, у такому папері прописується період роботи та посада. Заява оформляється попередньо, до закінчення терміну дії тимчасової цивільно-правової угоди. Це необхідно для того, щоб не проводити процедуру звільнення, яка інакше виявиться неминучою.

Після отримання від працівника заяви начальство видає наказ про його переведення працювати з постійними умовами праці. У наказі наголошується інформація про переведення на постійну роботу, період тимчасового працевлаштування, термін його закінчення та номер трудової угоди. Далі між сторонами підписується договір про передчасну співпрацю з реквізитами роботодавця та підлеглого. Папір передається працівнику для ознайомлення і після цього засвідчується синім штампом організації. Дуже важливо пам'ятати, що трудовий договір складається у двох примірниках – один для працівника, а другий – для відділу кадрів.

Після проведення всіх процедур із перекладу у трудовій книжці необхідно зробити відповідний запис про кар'єрне переміщення працівника. Порядок внесення такої позначки не відрізняється від заповнення відомостей про роботу в момент прийому на тимчасову роботу, і для тих, хто знає, який має бути запис у трудовій книжці під час приймання на роботу тимчасово, ця процедура не принесе проблем. У трудовій книжці зазначаються:

• порядковий номер запису,
• назва підприємства,
• номер наказу, який є підставою для внесення позначки,
• дані про посаду, що займає наймач.

У третій графі має бути запис «Переведено в структурний підрозділ … на посаду … на постійну роботу».

На завершення керівництво організації має видати розпорядження про зміну графіка відпусток та штатного розкладу. Цей документ є підставою для внесення змін до всіх перерахованих вище форм. Якщо ж співробітник працював тимчасово як сумісник, то для перекладу йому слід звільнитися з підприємства, що є його основним місцем роботи.

Відсутність запису про тимчасову роботу

Трудове законодавство не говорить про те, що тимчасове працевлаштування має обов'язково відображатися в трудовій книжці. Такий запис може бути вказаний кадровиком на вимогу працівника. В основному більшість працівників все ж таки вважають за краще мати таку позначку в трудовій книжці, тому що за цей термін також нараховується стаж.

Якщо ж з якоїсь причини запис про тимчасове працевлаштування не був внесений, але згодом він буде необхідний, власник трудової книжки може вирушити до колишнього роботодавця та попросити його внести відомості до документа. Якщо підприємство було реорганізовано або ліквідовано, довідку про роботу на тимчасових умовах можна отримати в архіві підприємства, а сам запис зробить кадровий працівник на поточному місці трудової діяльності, який знає, як правильно внести запис до трудової книжки про прийняття на роботу тимчасово. Підставою для цього стане довідка з підприємства, де співробітник працював на тимчасових умовах.

Нерідко у кадровиків постає питання, якщо закінчилася трудова книжка, як правильно продовжити запис. І тут використовують спеціальний вкладиш. Але при цьому важливо дотримуватись різних правилйого ведення.

У громадянина, трудящегося багато, може вийти, що сторінки у трудовій книжці, де вказують інформацію про роботу, закінчуються дуже швидко. Це трапляється з різних причин, до яких належать такі:

• зміна місця роботи;
• зростання по кар'єрних сходах;
• безліч заохочень, які вносяться до документа.

Щоб не починати нову книжку, використовують спеціальний вкладиш, захищений від підробок. При цьому дотримуються таких правил.

1. Роботодавець, у якого закінчився якийсь розділ, має завести вкладку.
2. Титул заповнюється тією датою, коли заводиться, тобто відмінна від дати закладу трудової книжки.
3. У вкладці вказують дані про співробітника, які є дійсними в даний час.
4. На титул розписується кадровик, який веде запис, і проставляється друк організації.
5. Кількість вкладишів може бути стільки, скільки потрібно. Їх форма та розділи визначені Постановами Уряду. Документ ведеться в такому порядку, як і книга. Більше того, окремо від останньої він вважається недійсним.

Вшивання

Крім того, як зробити запис, потрібно знати і про вшивання. Його починають тоді, коли закінчуються розділи про інформацію про роботу та/або про нагородження. Спеціальних правових актів, що регулюють правила вшивання документа, немає. Так само немає вказівок про місце, де повинен знаходитися документ, якою ниткою відбувається вшивання і скільки для цього потрібно проколів. До цих деталей органи контролю чіплятися не будуть.

Якщо підійти до питання з технічного боку, його зручніше вшивати всередину. Однак у цьому випадку будуть відокремлені якісь записи. Тому частіше вкладиш у трудову книжку вшивають у кінці, роблячи від 4 до 5 проколів між обкладинкою та останньою сторінкою документа.

Закріплення повинне здійснюватися з використанням вшивання. Простого вкладання буде недостатньо. Неправильним є і вклеювання, фіксація за допомогою степплера або інших способів, тому що всі вони не збережуть документ так само, що робитиме вшивання.

За законом, кожній компанії слід мати власний штамп. А якщо вона відсутня, то треба замовити. Як у випадку з трудовою, так і вкладиш видається за певну платню. Працівник може заплатити за неї через касу або перерахувати гроші. Але, крім того, ці папери можуть видаватися і безкоштовно, якщо такий порядок передбачено у відповідному правовому акті.

Можливі помилки

Іноді буває так, що ті співробітники, які заповнюють відповідні документи, роблять помилки. Виправлення є неприпустимими. Якщо йдеться про вкладку, його краще утилізувати. Оскільки є унікальний номер, його вирізують та вклеюють у журнал обліку. Часта помилка спостерігається тоді, коли зробити запис вирішують у «Відомості про нагородження» замість вписування в даних про роботу.

Таку помилку роблять тоді, коли «Відомості про роботу» заповнені до кінця, а в кадровій службі були надто неуважні. Тоді, згідно зі спеціальними Правилами, на сторінки допускається закреслення. Правильне записування з наступним порядковим номером буде зроблено у вкладці. Водночас забороняється:

• застосування нового бланку книжки замість заповнення вкладиша;
• перекреслення слова у фразі розділу "Відомості про нагородження", щоб замінити на "роботі";
• фіксація у різний спосіб чистих листів.

При заповненні вкладки слід дотримуватися наступних моментів:

• документ триває, так само як і книга;
• він не має юр. сили без пред'явлення трудового;
• якщо у процесі діяльності у співробітника змінилося ім'я, то цю інформацію відображають як у трудовій, так і у вкладиші.

Коли на сторінці не залишилося місця, а запис ще не закінчується, його переносять на вкладиш, починаючи з місця, на якому довелося обірватися.

Якщо вкладка не заводилася, і печатка не ставилася, але працівник працює на постійній основі, йому слід звернутися до наймача з проханням, щоб вклад вівся належним чином.

Зміна прізвища

Роботодавцю слід інформувати працівника про ті нюанси, які повинні враховуватися під час зміни ПІБ. Правила зберігають у відповідних кадрових та бухгалтерських документах. Співробітник із прізвищем, що змінилося, вправі прийти до директора з відповідною заявою, вказавши заміну прізвища. Потім робиться таке:

• керівник візує заяву працівника;
• на підставі цього документа кадровик вносить на листи трудовий відповідний запис;
• після цього видають наказ про зміну прізвища;
• наприкінці працівник, відповідальний зміни, виконує інші дії.

На титул змінюють прізвище. Для цього закреслюють ту, яка була, та вписують іншу. Запис роблять на внутр. стороні, як правило, на обкладинці, і вказують посилання на інші папери. Свідоцтвом про закінчення цієї дії є підпис та печатка компанії. В аналогічному порядку вносять зміни до особистої картки працівника.

Запис про вкладку

Важливо! Найправильніше для початку ввести всі дані у вкладиш, і лише після цього заповнювати трудову та робити підшивку. Тоді у разі припущення помилок, не доведеться виправляти книжку. Варто пам'ятати, що на титулу мало місця. Тому з виправленнями можуть бути проблеми.

Увага! У зв'язку з останніми змінами у законодавстві, юридична інформація у цій статті могла застаріти!

Наш юрист може безкоштовно Вас проконсультувати – напишіть питання у формі нижче:

Компанії по всьому світу щодня звільняють тисячі працівників з абсолютно різних причин. І кожного разу будь-який факт звільнення повинен відображатися у вигляді позначки у трудовій книжці.

Перед самим записом того дня, коли співробітника звільняють, має вийти наказ керівника про звільнення. Як цей запис проводиться детально описано у ст. 84.1 ТК РФ, це жорстка закріплена норма.

Розглянемо приклад, як потрібно оформляти запис про звільнення:

Причини звільнення працівників

У наступній таблиці ми розглянемо різні причини звільнення працівників та записи у трудовій у кожному випадку.

Ведіть облік по співробітникам у Контур.Бухгалтерії — зручному онлайн-сервісі для розрахунку зарплати та допомоги та надсилання звітності до ФНП, ПФР та ФСС. Сервіс підходить для комфортної спільної роботи бухгалтера та директора.